FAQS: Cuestiones digitales: teletrabajo, comercio electrónico y certificados digitales.

Las obligaciones a nivel técnico y legal en el teletrabajo dependerán de la concreta situación de riesgo a la que se exponga la empresa en función de los tratamientos realizados, sistemas utilizados… etc. Para esto, resulta de gran importancia, no sólo conocer las obligaciones a nivel legal establecidas por la normativa sobre protección de datos, sino también realizar un análisis de riesgos con el fin de determinar qué medidas, técnicas y organizativas debo aplicar en la empresa.

Sí, existen varias guías técnicas que pueden resultar de gran utilidad a la hora de desplegar un entorno de teletrabajo seguro, en particular merecen ser destacadas las recomendaciones del Centro Criptológico Nacional para situaciones de teletrabajo y refuerzo en vigilancia, así como las recomendaciones del Instituto Nacional de Ciberseguridad de España sobre teletrabajo durante la crisis del coronavirus.

El uso de los medios informáticos o dispositivos digitales, ya sea de empleados en oficina o en modalidad de teletrabajo, deberá regularse por la empresa, para lo cual deberán participar los representantes legales en su elaboración. En el caso de que se establezca la posibilidad de acceso de la empresa al contenido de los medios digitales, deberán especificarse de modo preciso los usos autorizados y establecerse las garantías necesarias para preservar la intimidad de los trabajadores. En todo caso deberán respetarse los estándares mínimos de protección e la intimidad de los empleados.

Sí. Cada vez es más frecuente que los empleados puedan llegar a utilizar sus dispositivos personales como móviles, tablets o portátiles como herramienta adicional de trabajo, esto es lo que se denomina como “trae tu propio dispositivo” o “Bring Your Own Device”, opción que ofrece importantes ventajas, como facilitar las opciones de teletrabajo o el aumento de la productividad. Sin embargo, la utilización de dispositivos personales puede implicar nuevos riesgos para la empresa, por lo que, antes de permitir esta opción recomendamos que se tomen las medidas preventivas necesarias. Adjuntamos por su interés artículo de INCIBE sobre las “bondades y riesgos del BYOD”

La normativa sobre protección de datos establece que los responsables de seguridad (la empresa) tienen la obligación de notificar a la AEPD y en su caso, a los afectados, las violaciones de seguridad que afecten a datos personales en un plazo no superior a 72 horas. Para poder cumplir con esta obligación en plazo, resulta muy importante que la empresa establezca un procedimiento específico, mantenga canales de comunicación fluidos con sus empleados e imparta formación para que cualquier empleado pueda identificar e informar a la empresa posibles brechas de seguridad a la mayor brevedad. La AEPD ha emitido un comunicado de prensa por el que recuerda que la obligación de comunicación de brechas de seguridad no queda suspendida durante el estado de alarma.

El Real Decreto 463/2020 de 14 de marzo de 2020 aprobado por el Gobierno resuelve la validez de certificados electrónicos caducados para la tramitación ante Administraciones Públicas como la Agencia Tributaria, mientras se mantenga este periodo de excepcionalidad provocado por la crisis del COVID-19 y sus posibles prórrogas.

Sí. Desde la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) ha anunciado que se están todas las alternativas posibles (viables técnica y jurídicamente) para ofrecer cuanto antes un servicio de renovación de certificados digitales. No obstante, puede seguir haciendo uso de su certificado caducado mientras dure el estado de alarma y sus posibles prórrogas (Real Decreto 463/2020).

El Real Decreto 11/2020 de 31 de marzo establece en su disposición adicional duodécima que, durante la vigencia del estado de alarma, se permitirá la expedición de certificados electrónicos cualificados mediante métodos de identificación por videoconferencia basados en los procedimientos autorizados por el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias o reconocidos para la expedición de certificados cualificados por otro Estado miembro de la Unión Europea. Los certificados expedidos a través de esta modalidad serán revocados una vez finalice el estado de alarma.

Sí. La normativa excepciona al comercio por internet del cierre, no obstante, deberá poder acreditarse que el personal que gestiona los pedidos cumple con las exigencias de prevención previstas en la normativa (distancia de seguridad, equipos de protección...).

Sí, en la medida en que la actividad comercial por internet no ha quedado suspendida, podrán repartirse los productos adquiridos. Durante el reparto deberá estarse en posición de cumplir con las exigencias en materia de prevención.

Los trabajos de asistencia, instalación y mantenimiento únicamente deberán prestarse en relación con bienes y productos de primera necesidad - aquellos relacionados con la alimentación, limpieza e higiene) como puede ser el gas, la electricidad y o telecomunicaciones, pero siempre que revistan urgencia y/o afecten a las condiciones de habitabilidad de la vivienda.

• Los productos adquiridos tanto online como presencialmente paralizan los plazos de devolución de forma que no correrá el plazo hasta que finalice el estado de alarma.

Ejemplo: Sí adquieres un producto (tanto antes como durante el estado de alarma) y en relación con el mismo te quedan 10 días para devolverlo, el tiempo que dure el estado de alarma no afecta a esos días de forma que una vez finalizado el estado de alarma el consumidor seguirá teniendo 10 días. 

• El plazo de devolución es con carácter general al menos de 14 días en compras a distancia y tendrá el plazo estipulado por el establecimiento en el caso de venta en establecimiento.