Ante las incidencias que muchas empresas están sufriendo ya como consecuencia de que algunos de sus proveedores han visto afectada su operativa por el coronavirus (así como del riesgo de que dicha situación pueda extenderse a proveedores de otras áreas geográficas, así como a clientes o incluso a nosotros mismos), resulta más que conveniente realizar una reflexión acerca de cómo tenemos reguladas las relaciones con nuestros proveedores y clientes, y cómo podrían verse afectadas las mismas por el coronavirus.
En relación con dicha reflexión aconsejamos tener en cuenta, entre otras, las siguientes cuestiones:
- Analizar nuestros procesos de compra para detectar los puntos más críticos que podrían verse afectados, como, por ejemplo:
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- ¿Dónde están mis proveedores?
- ¿Dispongo de proveedores alternativos (o, en caso contrario, cuánto tiempo me costaría disponer de ellos)?
- ¿Tengo un stock que me garantice poder seguir produciendo durante un tiempo, aunque alguno de mis proveedores se vea afectado?
- ¿Mis stocks se encuentran en mis instalaciones o en las instalaciones de mis proveedores? Y, en este último caso, ¿sería conveniente traerme dichos stocks a mis instalaciones?
- ¿Quién se responsabiliza de los transportes, gestiones con aduanas, etc.?
- ¿Se ha dictado (o se puede dictar) alguna medida restrictiva en las exportaciones como consecuencia del coronavirus que pudieran afectar a mis compras?
- ¿Las rutas de transporte pasan por algún área geográfica que pudiera paralizar o ralentizar dicho transporte? ¿Habría que estudiar rutas alternativas?
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Realizar el mismo análisis, pero esta vez con respecto a los clientes
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Una vez que hemos detectado los principales riesgos existentes en nuestras relaciones con proveedores y clientes, deberíamos proceder a analizar nuestras pólizas de seguro y, más concretamente, la cobertura de las mismas para saber si los riesgos que hemos detectado se encuentran dentro del alcance de dicha cobertura.
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Así mismo, tenemos que revisar cada uno de los contratos que tenemos suscritos con nuestros clientes y proveedores. A este respecto, dos son las cuestiones que tendremos que analizar con mayor profundidad:
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Si el contrato se rige por alguna Convención o Tratado Internacional, en cuyo caso deberemos estudiar dicha Convención o Tratado para ver cómo regula este tipo de situaciones.
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Analizar la cláusula de Fuerza Mayor, que es la que habitualmente regula en todo contrato cuestiones tales como las epidemias. En esta materia nuestro análisis debe tener en cuenta:
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- ¿Se regula en el contrato una cláusula de Fuerza Mayor?
- Si la hay, ¿la misma incluye situaciones como epidemias o similares?
- Si el contrato no incluye dicha cláusula o en la misma no resulta claro si se encuentran incluidas las epidemias, ¿por qué normativa nacional (o, como ya hemos señalado anteriormente, internacional) se rige dicho contrato y que establece dicha normativa al respecto?
En el caso de que la epidemia se encuentre incluida dentro del supuesto de Fuerza Mayor aplicable al contrato, es muy importante que estudiemos el procedimiento que debemos seguir en caso de vernos afectados por el coronavirus y tener que acudir a aplicar dicha cláusula:
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- ¿Qué plazo tenemos para comunicar a la otra parte que nos hemos visto afectados por una situación de Fuerza Mayor?
- ¿Qué obligaciones y responsabilidades tenemos durante un periodo de Fuerza Mayor (por ejemplo, adopción de medidas para evitar o mitigar sus efectos o las pérdidas para las partes)?
- ¿Durante cuánto tiempo sería aplicable la situación de Fuerza Mayor antes de que cualquiera de las partes pueda resolver el contrato?
- Y, por supuesto, tan pronto como nos podamos ver afectados por una situación de Fuerza Mayor debemos comenzar a recopilar y conservar el mayor número de pruebas posibles para poder acreditar que se trata de un supuesto de Fuerza Mayor.
Adicionalmente, en relación con nuestros contratos con proveedores y clientes deberíamos analizar también cómo se encuentran reguladas todas aquellas cuestiones que hemos indicado en el Apartado 1, como por ejemplo stocks, incoterms, etc.
Pero en todo caso, resulta muy importante tener en cuenta que no tenemos que esperar hasta que nosotros o la otra parte del contrato se vea afectada para comenzar a hablar entre las partes y a buscar soluciones. Muy al contrario, en función de las conclusiones que hayamos obtenido del análisis de riesgos al que se refieren los Apartados 1 y 2, puede que resulte más que conveniente contactar ya con la otra parte para negociar posibles modificaciones al contrato con el fin de evitar o mitigar en lo posible dichos riesgos. En todo caso, dichas modificaciones exigen lógicamente que ambas partes contractuales alcancen un acuerdo al respecto.
- Por último, debemos tener en cuenta que todo lo anterior se refiere a los contratos que ya tuviéramos firmados antes del comienzo de la epidemia. En el caso de contratos que estemos negociando actualmente o que vayamos a negociar a corto plazo, el coronavirus ya no tendrá la consideración de Fuerza Mayor (toda vez que la misma únicamente se aplica a cuestiones extraordinarias y, sobre todo, imprevisibles, y el coronavirus ya no tendrá la consideración de algo imprevisible en todos aquellos contratos que estemos negociando ahora o que vayamos a negociar). Por tanto, resulta fundamental que en todos estos contratos que estemos negociando en la actualidad o cuya negociación vayamos a comenzar próximamente, incluyamos cláusulas específicas para regular los riesgos y consecuencias del coronavirus en relación con dichos contratos.
Fernando Armendáriz, Socio-director del Departamento de Derecho Internacional y Contratación de Arpa Abogados Consultores.